• Konceptuál CZ

Cíle a metoda SMART pro definici cílů


Vážení přátelé, dnes volně navážeme na článek Sen je obraz požadované budoucnosti a představíme si metodu SMART jako důležitou pomůcku při stavění cílů. Cílem chápeme konečný účel konání, nebo jinak, stav, kterého chceme dosáhnout.


George T. Doran ve své práci[1] uvádí, že cíl by měl splňovat charakteristiky, jejichž první písmena v angličtině tvoří zkratku SMART. Pro jistotu uvádíme alternativně používané výrazy jednotlivých charakteristik.


· Specific - specifický

· Measurable - měřitelný

· Attainable/Achievable - dosažitelný

· Relevant/Realistic – odpovídající záměru, realistický

· Time-based/Time-bound – časově přiměřený, ukotvitelný v čase


Cíle, které splňují charakteristiky SMART, jsou teoriemi projektového řízení považovány za pomůcku, která umožňuje dosažení požadovaného projektového výstupu díky možnosti organizovaně sledovat jeho průběžné plnění. Projektem rozumíme činnost, která je řízena a mění vstupy na výstupy, v našem případě je to výstavba domu.


Řekněme si více k jednotlivým charakteristikám.


Specifický (konkrétní)


Specifický úkol je jasně a konečně definovaný. Srozumitelně vyjadřuje svoji věcnou podstatu. Někdy bývá cíl označován jako specifický, pokud jeho vyjádření odpovídá na otázky:

· Co: Co chceme dosáhnout?

· Proč: Proč cíl existuje a proč je důležitý?

· Jak: Jak cíl přispěje k naplnění projektového výstupu?

· Kdo: Koho cíl ovlivní? Kdo je do plnění cíle zapojený?

· Kde: S jakými zdroji můžeme pracovat?


Pokud je cíl příliš obecný, zvažte jeho rozdělení na několik menších cílů. V případě větších projektů je v pořádku, že vznikne celá hierarchická struktura cílů.


Příklad: Připravte si tabulku, ve které budete definované cíle spravovat. Jako první cíl lze uvést „Do konce roku 2022 bydlet v domě, ve kterém bude celá rodina spokojeně žít a mít dostatek prostoru k realizaci každodenních činností všech svých členů. Při budování domu využít a zlepšit svoji zručnost a kutilské schopnosti a tím se vyhnout zadlužení.“ Uvedený cíl je sice konkrétní, ale velmi široký a je vhodné jej dále rozpracovat na dílčí cíle přidáváním detailů, podmínek, zdrojů. Jedním z konkrétních cílů může být „Celkový rozpočet projektu dosáhne nejvýše 3 mil. Kč.“, nebo „Ve sklepě bude dílna, jejíž zřízení již ve fázi hrubé stavby zlevní a zrychlí práci na interiérových pracích a vybudování obytného podkroví.“


Do tabulky přidejte sloupce „Odpovědná osoba“ a ke každému cíli připište, kdo bude zodpovědný za splnění cíle. Osobou může být vnímána jak osoba fyzická, tak i jiná (firma, skupina osob, úřad, systém, apod.). Možná bude lepší pojmenovat sloupec „Odpovědný subjekt“


Měřitelný


Měřitelný cíl definuje jasně vyjádřený a objektivně zhodnotitelný (změřitelný) stav, jehož dosažením je možné cíl prohlásit za úspěšně splněný. Alternativně můžeme definovat stav (nebo více stavů), ve kterém je již cíl nedosažitelný.


Příklad: Do tabulky cílů přidejte sloupec „Měření“ a připravte si k jednotlivým úkolům z předchozího kritéria, podle kterých budete schopni hodnotit splnění každého cíle. V našem případě k cíli „Celkový rozpočet projektu dosáhne nejvýše 3 mil. Kč“ lze určit jako kritérium splnění srovnání kumulovaných příchozích a odchozích plateb na vyhrazeném bankovním účtu, který bude sloužit výhradně pro platby související s projektem. Součástí kritéria jsou i konkrétní hodnoty ukazující splnění/nesplnění cíle.


Dosažitelný


Dosažitelnost cíle je vyjádřena uvedením podmínek/zdrojů úspěšného splnění cíle. Alternativně může být vyjádřena pravděpodobností úspěšného splnění cíle v závislosti na těchto podmínkách. Dalším způsobem vyjádření dosažitelnosti je uvedení podmínek/omezení, za kterých je cíl nedosažitelný.


Příklad: Do tabulky cílů přidejte sloupce „Zdroje“ a „Rizika“ a ke každému cíli uveďte, z jakých zdrojů bude cíl čerpat a jaká existují rizika, která ohrožují splnění každého cíle. Pro jednotlivá rizika je vhodné uvést i způsob předcházení nebo nápravy rizika. Bude-li ke splnění cíle čerpat více zdrojů, zapište je všechny, včetně relativní váhy jednotlivých zdrojů.


Odpovídající záměru / realistický


Cíl můžeme označit za realistický, pokud je v souladu s požadovaným výstupem projektu a pokud je reálné, že jej dokážeme splnit s využitím dostupných zdrojů. Pokud cíl vyjadřuje něco, co nechceme dělat, nebo čemu se chceme vyhnout, v takovém případě naopak neodpovídá záměru.


Příklad: Do tabulky cílů přidejte sloupec „Reálnost“ a ke každému cíli uveďte, jestli je reálné dosáhnout cíle a jestli je daný cíl v souladu s primárním záměrem. V tomto místě je k diskusi, jestli do tabulky můžeme zavést i tzv. anticíle, neboli cíle, kterým je nutné se vyhnout, protože jejich splnění je v příkrém rozporu se záměrem. Evidence anticílů by se mohla hodit kvůli nalezení způsobu předcházení/nápravy takových rizikových cílů.


Časově přiměřený


Časově přiměřený cíl má jasně vyjádřený časový rámec/termín splnění a vyjadřuje schopnost takový termín splnit. Opět můžeme vyjádřit i pomocí termínu, po kterém je výstup projektu ohrožený nebo dokonce již zcela nedosažitelný.


Příklad: Do tabulky cílů přidejte sloupce „Termín zahájení“ a „Trvání“ a vyplňte je odhadem hodnot. Plnění jednotlivých úkolů by pak mělo probíhat postupně podle termínů. Předchází-li některý cíl jiné cíle v tabulce, nemůžeme jejich plnění zahájit dříve, než jsou splněny cíle předcházející.


Tabulka cílů, kterou navrhujeme připravit k evidenci úkolů, by se měla stát na celou dobu běhu projektu pokladem pro řízení projektu. Objektivní a pravidelná správa této tabulky je nezbytná.


Za Konceptuál CZ Radek Plach


Některé zdroje, ze kterých jsme čerpali.

· Jak si stanovit cíle metodou SMART (s obrázky) – wikiHow

· Navrhujte cíle pomocí metody SMART | LIGS University

· Stanovení cílů (SMART) a efektivní plánování pomocí cílů (publi.cz)

· 90-Article Text-179-2-10-20140208.pdf

· SMART & SWOT (slideshare.net)

· Set a SMART Objective for Your SWOT Analysis

· Using Project Management SMART Goals to Lead Successful Projects - BrightHub Project Management (brighthubpm.com)

· How SMART and SWOT goals can be used effectively for resource management - BrightHub Project Management (brighthubpm.com)

[1] Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives. Management Review, 70, 35-36

369 zobrazení0 komentář

Nejnovější příspěvky

Zobrazit vše